Máy in

cách in hóa đơn bằng máy in kim

Việc in hóa đơn bằng máy in kim rất phổ biến đối với bộ phận kế toán, bán hàng tại nhiều công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên vì đặc thù là bộ phận kế toán chủ yếu là nhân viên nữ nên các vấn đề về máy móc hoạt động luôn là vấn đề khó khăn với các chị em. Dưới đây, mình xin tổng kết các kiến thức về hướng dẫn in hóa đơn bằng máy in kim cụ thể và chi tiết nhất để nhân viên kế toán có thể nắm được và xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng máy in kim. Bạn có thể lưu lại làm tài liệu để tham khảo khi cần thiết.

MỤC LỤC: NỘI DUNG BÀI VIẾT

1. Hướng dẫn in hóa đơn bằng máy in kim

2. Mẫu hóa đơn máy in kim

3. Phần mềm in hóa đơn bằng máy in kim

1. Hướng dẫn in hóa đơn bằng máy in kim

a. Chức năng của nút trên máy in kim

*

Load/Eject: nạp hóa đơn và/Tháo hóa đơn ra.

b. Vị trí thước máy in kim in hóa đơn

Chú ý: Thanh thước bên trái phải để ngay số 0. Hình dưới đây  để thước canh bị sai (lệch về phía bên phảo về bên phải)  vì thanh chắn giấy bên phải đã không nằm ở vị trí 0.

 

*

Thước canh bị lệch phải

Khi thước bị lệch, bạn cần chỉnh bằng cách đưa thước canh về vị trí số 0 như hình dưới đây.

*

Chỉnh thước canh về 0

Đối với thanh thước bên phải cần để sát vào giấy in, sao cho giấy không bị xê dịch.

*

Lưu ý đối với hóa đơn đục lỗ, thước phải dời qua trái cho đúng để tránh việc in lỗi.

*

c. Khay giấy máy in kim hóa đơn

 Đối với máy in kim có 2 khay giấy: 

– Khay dưới: dành cho hóa đơn liên tục có đục lỗ, in 1 lúc nhiều hóa đơn
– Khay trên: in từng tờ 1,dành cho hóa đơn đục lỗ và hóa đơn thường (không đục lỗ)

Khi in khay dưới ta cần bật chế độ in liên tục trên máy in, in in khay trên ta tắt chế độ in liên tục.

*

Đang xem: Cách in hóa đơn bằng máy in kim

*

Vị trí cần gạt giấy in liên tục

Hóa đơn đục lỗ vẫn có thể in trên khay không đục lỗ bình thường trong trường hợp in số lượng lớn, vài trăm tờ hóa đơn mỗi lần.

d. Để cần gạt nạp giấy ở chế độ tự động nạp giấy

Khi cho tờ hóa đơn vào, máy in kim sẽ tự động nuốt giấy vào bên trong, nếu đang ở chế độ bật.  Nếu để cần gạt máy in tắt khi bỏ giấy vào, giấy sẽ không tự động nạp.

*

*

Chế độ bật/tắt tự động nạp

e. Đưa hóa đơn vào máy in kim theo chiều nào

*

Đưa giấy in vào máy đúng cách

Khi đưa giấy in hóa đơn vào trong máy, bạn cần phải đưa tờ giấy ngược lại và  nội dung úp vào trong.

f. Cách đưa hóa đơn vào máy in kim đúng cách

Hầu hết mọi người khi mua máy in kim về sử dụng theo chế độ mặc định không có vấn đề gì xảy ra. Tuy nhiên khi sử dụng thời gian dài thường gặp phải nhiều trục trặc. Một số vấn đề thường gặp là đã được chỉnh đúng nhưng sau khi nhiều người sử dụng bị trồi sụt, xê dịch phải trái… Để khắc phục các lỗi bị lệch, bạn cần chú ý những điểm dưới đây:

f1. Bỏ giấy vào hóa đơn
+ Nếu đưa hóa đơn vào khay dưới (khay đục lỗ, phía dưới): sau khi bỏ giấy vào ta cần nhấn nút Load/Eject để hóa đơn chạy vào tới đầu kim in.

+ Nếu đưa hóa đơn vào khay trên (khay có 2 thanh thước):

Máy sẽ tự động nạp hóa đơn vào đầu kim in, nếu không tự động nạp sẽ thì máy in đang gặp sự cố đầu cảm ứng hay do chưa bật chế độ tự nạp giấy (cần gạt in liên tục phải ở chế độ tắt).

Thả lỏng tay khi cho giấy vào máy in, không được cầm quá kỹ làm máy nạp giấy bị hụt, ta cho lên cao và rơi tờ giấy vào một các tự do để có lực chạm tờ giấy với cảm ứng quay máy in kim.

*

f2. Mép trên hóa đơn sẽ được nạp đến vị trí gốc

Xem thêm: Phông Chữ Bảng Hiệu Đẹp Đẹp Xuất Sắc, Những Mẫu Font Chữ Làm Bảng Quảng Cáo Đẹp

*

Hình ảnh giấy bị nạp đúng

Ở hình bên dưới, các bạn để ý phía dưới có phần giấy trắng hiện lộ ra, tức là giấy nằm quá sâu sẽ dần đến tình trạng bị lệch.  Tùy mỗi loại máy in mà có vị trí khác nhau, nhưng đối với Máy in Epson LQ thì vì trí đúng là vị trí mép trên hóa đơn rơi vào 2 vạch đỏ ở hình phần 6.1

f3. Một số nguyên nhân giấy nạp vào chưa tới vị trí gốc

+ Lúc mới sử dụng chưa quen, khi bỏ giấy vào khay trên (máy tự nạp) mà tay là giữ chặt hóa đơn làm nạp hụt.

+ Hóa đơn bị cong hay không thẳng, ẩm ướt.

+ In 1 tờ, nên giấy in bị mỏng không vừa nên bánh xe giữ không chặt.

Nếu vẫn để vậy in sẽ dẫn tới tình trạng hay in bị lệch. L úc này, bạn cần tháo giấy ra và bỏ lại vào máy in, sử dụng nút (Load/Eject) để xử lý những nguyên nhân trên.

f4. Xác định vị trí nạp giấy đúng

Bước 1: Click file word để in thử máy in kim.

Bước 2: lấy 1 tờ A4 trắng (nên dán 2 tờ lại với nhau để đảm bảo độ dày của giấy in) bỏ vào khay trên -> giấy sẽ tự động nạo vào và in nội dung từ file word.

Bước 3: in thêm 1 lần nữa vào tờ A4 vừa in nếu nội dung trước và sau khớp nhau thì đã chính xác.

Bước 4: bỏ lại giấy in tiếp lần nữa, lần này chủ ý kim in (nhớ chính xác).

Nếu lần in này khớp với lần 1 và 2 thì vị trí gốc là vị trí ta vừa xem, nếu khi in hóa đơn thật bỏ giấy mà không khớp vị trí gốc phải tháo giấy ra và bỏ vào lại.

g. Hóa đơn in ra có nội dung bị nghiêng

Có 2 nguyên nhân dẫn tới in hóa đơn ra bị nghiêng.

– Nguyên nhân do phần mềm: Cài đặt lại phần mềm hoặc nhờ sự trợ giúp của đội ngũ kỹ thuật.

Cách xử trí: vào mục canh chỉnh ta cho ô ĐVT, SL, ĐG, Thành tiền, chạy xuống bằng với ô tên hàng là được.

*

– Nguyên nhân do máy in nạp giấy không cân.

Nguyên nhân này xuất phát từ máy in vì: Nội dung trên phần mềm luôn theo 1 một đường thẵng, vì nó chỉ cho phép chạy lên hay xuống qua phải, qua trái chứ không cho chỉnh nghiêng chữ.

*

Xem thêm: Giá In Card Visit Tphcm Giá Rẻ Chỉ 10K 1 Hộp Miễn Phí Thiết Kế

Một số nguyên nhân có thể dẫn tới bị lệch:

Nguyên nhân 1: Khi thử ta chỉ in 1 tờ nên chưa đủ độ dày, nên bánh xe 2 bên chưa giữ chặc được giấy nên dấn đến bị nghiêng, khi in 2->3 tờ cùng 1 lúc sẽ không bị nữa.

Nguyên nhân 2: Thanh giữ giấy để khoảng cách quá xa.

Nguyên nhân 3: Giấy hóa đơn quá mỏng/ bánh xe giữ giấy bị yêu, nên bên chạy trước bên chạy sau sẽ dẫn đến tình trạng lệch giấy.

Khi thử chúng ta thường in 1 liên (nếu gấy hóa đơn mỏng nên hay rất bị nghiêng), khi in nếu bỏ 3 liên cùng 1 lúc sẽ không bị. Trong  trường hợp bánh xe giữ giấy bị yếu ta yêu cầu bảo hành máy in.

h. Có nên dùng giấy photo để in thử không

Không nên vì khi photo nội dung ảnh luôn bị zoom lớn hơn hay nhỏ hơn hóa đơn thật, cho dù canh trên tờ photo đúng nhưng khi in hóa đơn thật sẽ bị lệch.

2. Mẫu hóa đơn máy in kim

Đối với các bạn nhân viên kế toán tại nhiều công ty, việc phải xây dựng file excel in hóa đơn gtgt trên máy in kim thích hợp là điều rất có thể phải thực hiện. Theo yêu cầu phát triển, bố cục mẫu hóa đơn gtgt cũng có sự khác nhau giữa các đơn vị. Từ đó, Thiết Bị Bán Hàng sẽ giới thiệu đến các bạn cách để tự tạo mẫu file in hóa đơn gtgt và kê khai thuế đúng chuẩn và dễ sử dụng.

a. Thực trạng lập hóa đơn gtgt hiện nay

– Hầu hết công ty, doanh nghiệp đều được trang bị máy in kim cho việc in hóa đơn gtgt

– 93% tổ chức sử dụng hóa đơn theo hình thức tự xây dựng mẫu in hóa đơn.

– 78% tổ chức sử dụng hóa đơn viết tay, mất thời gian viết và tính toán, tiềm ẩn rủi ro sai sót.

Có 2 loại file excel in hóa đơn bằng máy in kim thường dùng:

– Mẫu hóa đơn GTGT A4: khá phổ biến, thường dùng cho các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, phân phối…

– Mẫu hóa đơn GTGT A5: thường dùng trong các ngành dịch vụ, xây lắp, du lịch, dự án, nhà hàng, khách sạn…

b. Tạo và sử dụng file excel in hóa đơn giá trị gia tăng trên máy in kim mẫu A4 và A5

File Excel in hóa đơn gtgt bằng máy in kim có các chức năng sau:

– Có sẵn mẫu hóa đơn excel phù hợp khổ giấy A4 và A5

– Vùng nhập liệu đơn giản, chỉ việc điền vào file excel, kể cả người không có chuyên môn kế toán, thuế cũng có thể thực hiện được.

– Lập trình VBA trong Excel để tự động ghi số liệu từ form excel in hóa đơn sang bảng data để lưu trữ thông tin in hóa đơn bán hàng. Có chức năng kiểm tra trùng số hóa đơn GTGT, kiểm tra nhập sai định dạng ngày tháng và kiểm tra nhập thiếu thông tin hóa đơn.

– Sử dụng SQL trong Excel với công cụ Add-in A-Tools, tự động lên bảng kê thuế GTGT định kỳ, xuất hóa đơn bằng máy in kim nhanh chóng, tiện lợi.

Theo đó, tùy từng tổ chức mà có thể thay đổi tương đối bố cục mẫu form excel về mẫu giấy in, thứ tự các trường thông tin, độ rộng trường, cột, header, footer…

3. Phần mềm in hóa đơn bằng máy in kim

a. Phần mềm in hóa đơn VAT EBIZVAT

Đảm bảo đầy đủ thông tin theo đúng Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư số 153/2010/TT-BTC về việc lập hóa đơn tự in như:

Số hóa đơn được in liên tục

Đáp ứng tính bảo mật, phân quyền

Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp

Thiết kế theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp.

Dữ liệu được lưu trữ trên máy vi tính, có thể truy xuất xem lại khi cần.

Sao lưu dữ liệu dự phòng.

Tiết kiệm chi phí đặt in, và thời gian.

Chạy trên mạng nội bộ LAN: server & client.

Phân quyền sử dụng theo từng nhân viên.

Phân quyền báo cáo, truy xuất số liệu chặt chẽ.

Tùy chỉnh khổ in dễ dàng

Tham khảo thêm: https://www.e-biz.com.vn/phan-mem-in-hoa-don-quan-ly-hoa-don-gtgt-vat

b. Phần mềm kế toán 3asoft

Phần mềm kế toán 3asoft được phát triển tự động hoàn toàn:

Thành tiền tự động.

Tiền thuế tự động.

Đổ sang tiền chữ tự động, chính xác từng từ một.

Gạch chéo tự động hợp lệ.

Tự động xuống hàng.

Tự động thu nhỏ cỡ chữ khi không đủ diện tích in.

Đúng chuẩn thuế: dấu chấm, dấu phẩy, tiền chữ, gạch chéo, … đúng theo quy định của cục thuế.

Thêm được các dòng ghi chú, chiết khấu, …

Quản lý khách hàng, danh sách mặt hàng, hỗ trợ tìm kiếm cực nhanh.

Thống kê báo cáo đầy đủ: tìm lọc những hoá đơn đã in, in lại, xuất báo cáo danh excel, word…

Quản lý xuất, nhập, tồn kho, sổ chi tiết, bán hàng (dành cho gói mở rộng).

Tham khảo thêm: http://3asoft.vn/d107/dich-vu-ve-hoa-don-in-kim-tren-phan-mem-ke-toan-3asoft.html

c. Phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA

Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính – kế toán theo đúng thông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC.

Quản trị tình hình tài chính kế toán mọi lúc, mọi nơi qua mobile.

Kết nối với Tổng cục Thuế, phần mềm hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử, phần mềm bán hàng, chữ ký số eSign tiết kiệm thời gian, chi phí kê khai thuế, sử dụng hóa đơn, giao dịch ngân hàng.

Tham khảo thêm: https://www.misa.com.vn/san-pham/plid/1/Phan-mem-Ke-toan-Doanh-nghiep

Trên đây là cách sử dụng máy in kim để in hóa đơn, hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình in hóa đơn. Chúc các bạn thành công!

 

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

MÁY IN HÓA ĐƠN CHUYỂN NHIỆT

MÁY TÍNH TIỀN IN HÓA ĐƠN

CÁCH KẾT NỐI ĐIỆN THOẠI VỚI MÁY IN

Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: Máy in

Trả lời

Back to top button