Press "Enter" to skip to content

tự thiết kế phần mềm kế toán bằng excel

Đang xem: Tự thiết kế phần mềm kế toán bằng excel

Hướng dẫn cách làm sổ sách kế toán trên Excel; Cách sử dụng hàm để hạch toán nghiệp vụ, để làm sổ sách, lập sổ chi tiết các tài khoản; Cách lập Báo cáo tài chính trên file Excel…

Chú ý: 
– Bài viết này Kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn làm sổ sách kế toán trên file Excel mẫu do Kế toán Thiên Ưng thiết kế .
– Mẫu các bạn có thể tải về tại đây nhé:  Mẫu sổ sách kế toán trên Excel .

1. Tìm hiểu các hàm thường sử dụng trong Excel kế toán:
 
Các bạn muốn làm tốt công việc của người kế toán trên Excel thì việc đầu tiên các bạn cần quan tâm đó là: Hiểu rõ tác dụng của các hàm:
 
a. Tác dụng của HÀM SUMIF:
– Kết chuyển các bút toán cuối kỳ
– Tổng hợp số liệu từ NKC lên Phát sinh Nợ, Phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh tháng và năm
-Tổng hợp số liệu từ PNK, PXK lên "Bảng NHập Xuất Tồn"
– Tổng hợp số liệu từ NKC lên cột PS Nợ, PS Có của “Bảng tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng

Chú ý: Với các bút toán kết chuyển cuối kỳ thì điều kiện cần tính có thể bấm trực tiếp vào ô chứa nó hoặc gõ trực tiếp tài khoản cần kết chuyển vào công thức
Ví dụ: = SUMIF( $E15:$E180, 5111,$H$15:$H$180)
 
b. Tác dụng của Hàm VLOOKUP:
– Tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng Nhập Xuất Tồn về Phiếu Xuất kho.
– Tìm Mã TK, Tên TK từ Danh mục tài khoản về bảng CĐPS, về Sổ 131, 331…
– Tìm Mã hàng hoá, tên hàng hoá từ Danh mục hàng hoá về Bảng Nhập Xuất Tồn
– TÌm số dư của đầu tháng N căn cứ vao cột số dư của tháng N-1
– Tìm số Khấu hao (Phân bổ) luỹ kế từ kỳ trước, căn cứ vào Giá trị khấu hao (phân bổ) luỹ kế (của bảng 242, 214)

Ví dụ: Đi tìm Đơn giá xuất kho của mã hàng GEN_ASG24R từ bảng Nhập xuất tồn về Phiếu Xuất kho.

Ví dụ =VLOOKUP(F11,$C$20:$D$22,2,0)

Ngoài ra còn 1 số hàm nữa, chi tiết tại đây nhé : Các hàm thường dùng trong kế toán Excel


 ————————————————————
 
2. Các công việc đầu năm cần phải làm khi làm sổ sách:
 
– Những DN đã và đang hoạt động thì đầu năm các bạn phải chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm nay, cụ thể như sau:
– Vào số dư đầu kỳ “Bảng cân đối phát sinh tháng”
– Vào số dư dầu kỳ các Sổ chi tiết tài khoản 242, 211, 131,
– Vào Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, và các Sổ khác (nếu có)
– Chuyển lãi (lỗ) năm nay về năm trước (Căn cứ vào số dư đầu kỳ TK 4212 trên Bảng CĐTK để chuyển). Việc thực hiện này được hạch toán trên Nhật ký chung và chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời điểm đầu năm.
Xem thêm: Công việc kế toán cần làm đầu năm

————————————————————–
 
3. Các công việc trong tháng cần phải làm:

– Hiện nay đa phần DN lựa chọn ghi sổ theo hình thức Nhật ký Chung, nên Công ty kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung trên Excel.
 
Chú ý: Trong quá trình hạch toán ghi sổ bạn phải làm theo nguyên tắc đó là: Đồng nhất về tài khoản và đồng nhất về mã hàng hóa.
 

Chi tiết bạn xem thêm tại đây: Cách lập sổ nhật ký chung trong excel
 
Cách ghi sổ khi có phát sinh tại Doanh nghiệp:

a. Khi mua hàng:

+) Khi có phát sinh thêm Khách hàng hoặc nhà cung cấp mới:
    – Thì các bạn khai báo chi tiết đối tượng KH hoặc NCC mới bên bảng Danh mục tài khoản và đặt mã Tài khoản (Mã khách hàng) cho KH/NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên NKC theo mã TK mới khai báo.

Ví dụ: Phải thu của Công ty kế toán Thiên Ưng (là khách hàng mới):
Bước 1: Sang DMTK khai chi tiết khách hàng – Công ty kế toán Thiên Ưng với mã Khách hàng mới là: 1311 hoặc 131TU (Khai báo phía dưới Tk 131)
    -> (Việc khai báo mã TK như thế nào là tuỳ vào yêu cầu quản trị của bạn, sao cho dễ kiêm tra đối chiếu)

Bước 2: Hạch toán bên NKC theo mã TK (Mã KH) đã khai báo cho Công ty kế toán Thiên Ưng là 1311 hoặc 131TU

    – Nếu không phát sinh Khách hàng mới thì khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến TK 131  và TK 331, ta quay lại Danh mục TK để lấy Mã Khách hàng đã có và định khoản trên NKC.

+) Trường hợp phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ (tức liên quan đến TK 242, 214 )
    – Sau khi định khoản trên NKC phải sang bảng phân bổ 242, 214 để khai báo thêm công cụ dụng cụ hoặc tài sản này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.

+) Khi mua hàng hóa:
Bước 1: Bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng mua vào, chỉ hạch toán chung vào TK 156 tổng số tiền ở dòng "Cồng tiền hàng" trên hoá đơn mua vào
 
– Bước 2: Đồng thời về Phiếu nhập kho, khia báo chi tiết từng mặt hàng mua theo hoá đơn vào phiếu nhập kho:
– Nếu mặt hàng mua vào đã có tên trong Danh mục hàng háo thì quay về DM hàng hoá để lấy Mã hàng, tên hàng cho hàng hoá đó và thực hiện kê nhập.
– Nếu mặt hàng mùa vào là hàng mới thì phải đặt Mã hàng cho từng mặt hàng trên DMHH sau đó thực hiện kê nhập trên PNK theo mã hàng đã khai báo

Bước 3: Nếu phát sinh chi phí (vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…) cho việc mua hàng thì Đơn giá nhập kho là đơn giá đã bao gồm chi phí. Khi đó phải phân bổ chi phí mau hàng cho từng mặt hàng như sau:
    (Có thể lập bảng tính riêng cho việc phân bổ chi phí)

Chi phí của mặt hàng A  =  Tổng chi phí  X  số lượng ( hoặc thành tiền) mặt hàng A Tổng số lượng ( hoặc tổng thành tiền Của lô hàng )
Chi phí đơn vị Mặt hàng A   =  Tổng chi phí của mặt hàng A Tổng số lượng của mặt hàng A
Đơn giá nhập kho Mặt hàng A   =  Đơn giá mua của Mặt hàng A  +  Chi phí đơn vị Của mặt hàng A
b. Khi bán hàng hóa:
 
Bước 1: Bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng bán ra, chỉ hạch toán chung vào TK 5111 tổng số tiền ở dòng "CỘng tiền hàng" trên hoá đơn bán ra.

Bước 2: Đồng thời về Phiếu Xuất kho, khai báo chi tiết từng mặt hàng bán ra theo Hoá đơn vào Phiếu XK.
– Để lấy được Mã hàng xuất kho, ta quay về Danh mục hàng hoá để lấy.
– Không hạch toán bút toán Giá vốn hàng bán: Vì CÔng ty áp dụng phương pháp tính gái xuất kho là phương pháp "Bình quân cuối kỳ ", nên cuối tháng mới thực hiện bút toán này để tập hợp giá vốn hàng bán trong kỳ.

Chú ý:
– Khi vào bảng kê xuất kho thì chỉ vào số lượng, chưa có đơn gá xuất kho vì đơn giá cuối kỳ mới tính được bên Bảng Nhập Xuất TỒn kho
– Khi tính được Đơn giá bên bảng Nhập – Xuất – Tồn thì sử dụng hàm VLOOKUP tìm đơn giá xuất kho từ bảng Nhập – XUất – TỒn về PXK.

c. Khi cần nhập kho hoặc xuất kho:
– Các bạn vào phiếu nhập kho, xuất kho (cũng làm theo như phần trên nhé)

Be First to Comment

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *